会議の流儀 〜集まることの意味を問い直す〜
「この会議、メールでよかったのでは…」と思った経験は誰にでもあるでしょう。逆に、「この会議、絶対必要だった！」と感じる会議もあります。その差を生み出すのは、会議の「設計」です。
良い会議の3条件
条件1：目的が明確である
「情報共有のための定例」だけでは、ゆるやかに会議が形骸化していきます。
「今週のバグ対応について、来週の対策を決める」というように、会議で「何を決めるか」が明確であることが大切です。
条件2：必要な人だけが参加している
「念のため参加してください」という会議は、関係者の時間を奪います。
「この会議で自分は何をするか」が答えられない参加者は、議事録共有で足りるかもしれません。
条件3：時間が守られている
30分の会議は30分で終わりましょう。延びるときは「あと10分だけ」と明示する。
「終わりの見えない会議」ほど集中力が下がるものはありません。
会議の前にやること
- アジェンダを事前に共有する — 「今日何を話すか」が分かると、参加者が準備できます
- 資料は1日前までに送る — 当日見ながら説明は、みんなの読むスピードが違うため非効率です
- 「決めること」と「共有すること」を分ける — 共有だけなら非同期でOKのことも多いです
会議中にやること・やらないこと
| ✅ やること | ❌ やらないこと |
|---|---|
| 議事録係を決める | 自分のタスクを別でやりながら参加 |
| 発言は簡潔に（1分以内を目安） | 「ちょっといいですか」から始まる長い前置き |
| 「決定事項」と「TODO」を明示する | 会議が終わっても何も決まっていない状態 |
| 時間を見ながら進める | 議題と関係ない話題で時間を使う |
会議の後にやること
良い会議の成果は「議事録」に宿ります。
議事録に必ず書くこと：
日時・参加者
決定事項（What）
次のアクション（Who / When）
次回の予定（あれば）
「議事録は書き方の問題より、書くかどうかの問題」という名言があります（今作りました）。
会議の種類と適切な頻度
| 会議の種類 | 推奨頻度 | 目的 |
|---|---|---|
| チームデイリー | 毎朝15分 | 今日やること・詰まっていることの共有 |
| 週次MTG | 週1回30〜60分 | 進捗確認・課題解決 |
| 1on1 | 隔週30分 | 個人の悩み・目標・キャリアの対話 |
| 振り返り（KPT等） | 月1回または案件ごと | 良かった点・改善点の言語化 |
| ブレスト | 必要に応じて | 制限なく意見を出す場（評価は後で） |
オンライン会議 vs 対面会議
どちらが良いかは内容によります。
対面が向いているケース：
- 初対面でお互いを知りたい
- ブレスト・アイデア出し
- 感情的なデリケートな話し合い
オンラインで十分なケース：
- 定例の進捗報告
- 情報共有
- 日々の軽い相談
「わざわざ集まった甲斐があった」と感じる対面会議は、チームの結束を高めます。
「これZoomでよかったな」という会議を対面でやると、移動コストが無駄になります。
「会議が多すぎる」と感じたら
まず、その会議の「廃止」を提案しましょう。
「なんとなく続いている定例」は、誰もが見直したいと思っていることがほとんどです。
提案してみると「実は私もそう思ってた」という声が出てくることが多いです。
📅 目標
「この会議、意味あったな」と全員が帰りに思えること。それが、良い会議の証明です。